En la era digital en la que nos encontramos inmersos, los correos electrónicos se han vuelto una herramienta de comunicación indispensable en el entramado profesional. Sí: ya sé que el WhatsApp también; pero eso no quiere decir que el email haya perdido popularidad, sobre todo en determinados entornos laborales.

Desde para coordinar proyectos hasta para forjar relaciones comerciales, los emails son el puente que conecta a individuos y organizaciones en todo el mundo. Pero ¿qué distingue un email meramente funcional de uno verdaderamente impactante? La respuesta reside en la elocuencia. La elocuencia es una habilidad esencial que refleja competencia, respeto y claridad.

En este post, nos embarcaremos en una exploración detallada de cómo comunicar con claridad y cortesía en el entorno profesional a través de la redacción de emails profesionales. Como veremos, no se trata simplemente de transmitir información, sino de hacerlo de una manera que persuada y fortalezca las relaciones.

Si alguna vez sentiste que tus emails profesionales podrían ser más efectivos, o si buscás una habilidad que te distinga en tu carrera, este post está diseñado para vos. A través de una serie de insights y técnicas, recorreremos el arte de la elocuencia en la redacción de correos electrónicos, una habilidad que puede transformar la manera en que te conectás y colaborás en el mundo profesional.

¿Qué es la Elocuencia?

La elocuencia es una palabra que —por lo general— se asocia con la oratoria, pero su aplicación en la redacción es asimismo vital, especialmente en la redacción de emails profesionales. ¿Qué significa exactamente ser elocuente en la redacción? La elocuencia va más allá de la mera corrección gramatical o la claridad. Es el arte de expresar las ideas de manera fluida y persuasiva, utilizando un lenguaje que sea a la vez preciso y atractivo.

En los correos electrónicos, la elocuencia se traduce en una comunicación que no solo informa, sino que también conecta y convence.

Importancia de la Elocuencia en los Correos Electrónicos

En el mundo empresarial, donde cada palabra cuenta, la elocuencia puede ser la diferencia entre un correo electrónico que se pierde en la bandeja de entrada (o, peor aún, en la papelera) y uno que deja una impresión duradera.

La elocuencia refleja una comprensión profunda del propósito, del destinatario y del contexto, y puede fortalecer la confianza, la colaboración y la persuasión. Consideremos dos correos electrónicos con el mismo propósito, pero con diferentes niveles de elocuencia:

• Correo A: “Por favor, enviame el informe.”
• Correo B: “Estimado [Nombre], espero que estés teniendo un buen día. ¿Podrías compartir conmigo el informe sobre el proyecto X cuando tengas un momento? Te agradezco de antemano tu colaboración.”

El Correo B, aunque (apenas) más largo, demuestra una elocuencia que refleja cortesía y consideración, sin perder claridad en su petición. La elocuencia en los emails profesionales no es una opción; es una habilidad que puede y debe ser cultivada.

En las siguientes secciones, exploraremos cómo podés infundir tus correos electrónicos con esta cualidad, elevando así tu comunicación a un nivel que no solo transmite información, sino que también construye relaciones y abre puertas.

Elementos de los Emails Profesionales

La elocuencia en la redacción de emails profesionales no es fruto de la casualidad; es el resultado de una cuidadosa consideración de varios elementos clave. A continuación, recorreremos estos componentes, cada uno de los cuales contribuye a crear un correo electrónico que no solo comunica, sino que también resuena con el destinatario.

Asunto Claro y Preciso

El asunto de tu correo electrónico es la primera impresión. Debe ser conciso y directo, reflejando el propósito principal del correo. Por ejemplo, “Solicitud de Reunión: Proyecto X” es claro y permite al destinatario entender de inmediato el tema.

Saludo Apropiado

La elección del saludo puede establecer el tono de todo el correo. Un “Estimado Sr./Sra.” puede ser apropiado para una comunicación formal, mientras que un simple “Hola” puede ser adecuado para personas que ya conocemos o para un primer correo en entornos más informales.

Cuerpo del Mensaje

Acá es donde la elocuencia realmente brilla. El cuerpo debe responder a la regla de las tres C; es decir, ser claro, coherente y cortés, estructurado en párrafos lógicos y utilizando un lenguaje que sea accesible pero también atractivo. La inclusión de un agradecimiento o una expresión de aprecio puede añadir un toque humano, y es recomendable que lo hagas (especialmente si se trata de personas con las que tenés trato frecuente).

Llamado a la Acción

Si esperás una respuesta o acción específica, dejalo bien, bien claro, sin vueltas innecesarias. Por ejemplo, “Por favor, confirmame tu disponibilidad antes del viernes” es una llamada a la acción clara y directa.

Despedida y Firma

En el caso de personas que no conocés, o cuya jerarquía en el organigrama laboral sea mayor a la tuya, cerrar el correo con una despedida apropiada, como “Atentamente” o “Saludos cordiales”, seguido de tu nombre y cargo, refleja profesionalismo y cortesía. Obviamente, esta despedida puede ser más informal si el email está dirigido a personas con las que tenés un determinado grado de confianza. Aquí, es aplicable la regla SC (sentido común).  

Cada uno de estos elementos, cuando se maneja con cuidado y consideración, contribuye a la elocuencia general del correo electrónico. Es necesario que tengas claro que no se trata simplemente de seguir una fórmula, sino de entender el contexto, el propósito y al destinatario, y de utilizar estos elementos para crear una comunicación que sea a la vez efectiva y agradable.

Consejos y Técnicas para Redactar Emails Profesionales

Habiendo explorado los elementos fundamentales de un email profesional elocuente, ahora nos adentraremos en algunos consejos y técnicas específicas que pueden ayudarte a perfeccionar tu habilidad en este arte sutil pero poderoso.

Tono y Estilo

Adaptá el tono de comunicación y el estilo de tu correo electrónico a tu destinatario y propósito. Un correo a un colega cercano puede ser más informal, mientras que uno a un cliente potencial puede requerir un tono más formal y respetuoso.

Nota: si trabajás en una empresa que se caracteriza por ser informal y tener un público joven, o tu emprendimiento tiene esas características, por supuesto tu redacción de emails profesionales deberá adaptarse a esos códigos. De nuevo, pensá en la regla “SC”.

Evitá la Jerga y el Lenguaje Complejo

A menos que estés seguro de que el destinatario comprende términos técnicos o una determinada jerga, es mejor optar por un lenguaje claro y sencillo. La complejidad innecesaria puede obstaculizar la comprensión.

Revisión y Corrección

Antes de enviar, tomate un momento para revisar y corregir tu correo. Buscá errores gramaticales, ortográficos y de puntuación, y asegurate de que el mensaje sea coherente y claro. Si necesitás ayuda con esto, podés revisar mi post sobre autocorrección de textos.

Uso de Herramientas Tecnológicas

Hoy en día, las plataformas de correo electrónico cuentan con herramientas que pueden ayudarte en la redacción de emails profesionales, ofreciendo correcciones y sugerencias. No sustituyen una revisión cuidadosa, pero pueden ser útiles. Aprovechalas.

Empatía y Consideración

Intentá ponerte en el lugar del destinatario y preguntate cómo recibirías el correo. La empatía puede guiar la elección de palabras y el tono, y ayudarte a lograr una comunicación más resonante y efectiva.

Claridad en la Comunicación

Evitá ambigüedades y sé lo más claro posible en tu petición o mensaje. Si tocás múltiples puntos en tu email, considerá usar viñetas para facilitar la lectura. De todos modos, te sugiero que intentes limitar los mails a tratar un solo tema o a lo sumo dos, si están relacionados. En caso de ser más, te recomiendo que dediques un mail a cada uno, y no los envíes juntos. Dale tiempo al destinatario de procesar la información de cada mensaje.

Consistencia

Mantené una consistencia en el estilo y el formato a lo largo de todo el correo. Esto incluye, además de la coherencia en el tono del mensaje (sería raro empezar con “Estimado” y terminar con “¡Besos y abrazos!”), el uso de la misma fuente, el espaciado uniforme y la coherencia en la puntuación.

Respeto por el Tiempo del Destinatario

Esto es muy importante, quizá lo más importante de todo. Sé conciso sin ser brusco. Valorá el tiempo del destinatario presentando tu mensaje de manera clara y directa, sin divagaciones innecesarias.  

La elocuencia en los correos electrónicos es una destreza que se nutre de la atención al detalle, la empatía y la comprensión del contexto. Estos consejos y técnicas te ofrecen un camino práctico y aplicable para mejorar tus habilidades, permitiéndote comunicarte con mayor eficacia (y un toque de gracia) en el entorno profesional.

Conclusión

La elocuencia en los correos electrónicos no es una habilidad reservada para los escritores o los oradores consumados; es una competencia al alcance de todos y con un valor inestimable en el mundo profesional moderno. A través de una cuidadosa consideración de los elementos clave, una comprensión profunda del contexto y el destinatario, y la aplicación de técnicas y consejos específicos, podés transformar tus emails profesionales en comunicaciones que no solo transmiten información, sino que también construyen relaciones, persuaden y dejan una impresión duradera.

Te invito a que tomes estos conocimientos y los apliques en tu comunicación diaria. Observa cómo la atención al detalle, la empatía y la claridad pueden elevar tus emails profesionales a un nuevo nivel de efectividad. La elocuencia en la redacción de correos electrónicos es una puerta abierta a oportunidades y conexiones más profundas en tu carrera.